Rekisteriseloste – Puheluiden tallentaminen ja 
puhelutietojen tekoälyavusteinen käsittely

Laatimispäivä: 17.8.2026

Päivitetty: 18.8.2026

1. Rekisterinpitäjä

Tilitoimisto Ikonen Ky

Y-tunnus: 0707102-0

Osoite: Kirjavakatu 2, 15300 Lahti

Sähköposti: info@tilitoimistoikonen.fi

Puhelin: 03-756 2523

Tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

2. Rekisterin nimi

Puheluiden tallenteiden ja puheluiden perusteella muodostettujen tietojen rekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Puheluita voidaan tallentaa ja niihin liittyviä tietoja käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

1. Toimeksiantojen ja puhelimitse sovittujen asioiden varmistaminen ja dokumentointi.
   Puhelutallenteita voidaan käyttää sen varmistamiseksi, mitä asiakkaan tai muun osapuolen kanssa on sovittu, mitä tietoja on annettu ja mitä toimenpiteitä on pyydetty.
2. Asiakkaan liiketoiminnan tunteminen ja selonottovelvollisuuden täyttäminen.
   Tilitoimistona Tilitoimisto Ikonen Ky käsittelee asiakkaidensa tietoja myös lainsäädännön edellyttämien asiakkaan tuntemista, riskiperusteista arviointia, jatkuvaa seurantaa ja selonottovelvollisuutta varten. Puheluissa saatuja tietoja voidaan käyttää ja säilyttää siltä osin kuin ne ovat näiden velvollisuuksien täyttämiseksi tarpeellisia.
3. Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja niiden osoittaminen.
   Puhelutallenteita ja niiden perusteella muodostettuja tietoja voidaan käsitellä silloin, kun niiden avulla täytetään tai voidaan jälkikäteen osoittaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä.
4. Toimeksiantosuhteen ja liiketoiminnan asianmukainen hoitaminen.
   Tietoja voidaan käyttää asiakkaan toimeksiantojen käsittelyssä, tehtävien muodostamisessa, asioiden ohjaamisessa oikeille henkilöille sekä sovittujen toimenpiteiden toteuttamisessa.
5. Oikeuksien ja etujen turvaaminen.
   Tallenteita voidaan käyttää tarvittaessa oikeudellisten vaatimusten esittämiseen, puolustamiseen tai selvittämiseen sekä väärinkäytösten, riitatilanteiden tai muiden poikkeamien selvittämiseen.

4. Puheluiden tallentaminen

Tilitoimisto Ikonen Ky voi tallentaa asiakas- ja toimeksiantoihin liittyviä puheluita.

Tallentamisen tarkoituksena on ensisijaisesti varmistaa puhelimitse annettujen toimeksiantojen, ohjeiden, tietojen ja muiden sovittujen asioiden oikea sisältö sekä mahdollistaa asioiden asianmukainen dokumentointi.

Puheluiden tallentaminen voi olla tarpeen myös silloin, kun puhelussa käsitellään asiakkaan liiketoimintaa, taloudellista asemaa, liiketoimien tarkoitusta tai muita tietoja, joita tarvitaan asiakkaan tuntemista ja selonottovelvollisuutta koskevien velvoitteiden täyttämiseksi.

Puhelun osapuolille ilmoitetaan puhelun tallentamisesta ennen tallentamisen aloittamista tai viimeistään tallentamisen yhteydessä sovellettavan lainsäädännön ja tietosuojavaatimusten mukaisesti.

5. Tekoälyn käyttö puheluiden käsittelyssä

Puhelut voidaan käsitellä automaattisesti tekoälyä hyödyntäen.

Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi puhelun:

• automaattiseen litterointiin eli puheen muuntamiseen tekstimuotoon;
• sisällön jäsentämiseen ja luokitteluun;
• tehtävien ja toimenpiteiden muodostamiseen;
• puhelussa sovittujen asioiden tunnistamiseen;
• olennaisten tietojen poimimiseen;
• asian ohjaamiseen oikealle henkilölle tai oikeaan käsittelyprosessiin; sekä
• muun asiakaspalvelun ja toimeksiantojen hoitamisen kannalta tarpeellisen rakenteisen tiedon muodostamiseen.

Tekoälyä käytetään tässä yhteydessä käsittelyn tukena. Tekoälyjärjestelmän tuottamat tiedot voidaan tarkistaa ja käsitellä Tilitoimisto Ikonen Ky:n henkilöstön toimesta. Tekoälyä ei käytetä siten, että pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella tehtäisiin rekisteröityä koskevia oikeusvaikutteisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä päätöksiä, ellei tästä ilmoiteta erikseen ja tällaiselle käsittelylle ole sovellettavan lainsäädännön mukaista perustetta.

Tekoälyavusteisessa käsittelyssä voidaan käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa, joka toimii Tilitoimisto Ikonen Ky:n henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin palveluntarjoajan kanssa tehdään soveltuva henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Puheluista voidaan käsitellä esimerkiksi:

• puhelun osapuolten nimi- ja yhteystietoja;
• puhelinnumeroita;
• puhelun ajankohtaa ja kestoa;
• puhelutallennetta;
• puhelun automaattista litterointia;
• puhelun sisällöstä muodostettuja muistiinpanoja, yhteenvetoja ja tehtäviä;
• asiakkaan toimeksiantoihin liittyviä tietoja;
• asiakkaan liiketoimintaa, toiminnan laatua ja laajuutta sekä taloudellista asemaa koskevia tietoja;
• palvelun tai liiketoimen käyttämisen perusteita koskevia tietoja;
• varojen alkuperää koskevia tietoja siltä osin kuin niiden käsittely on tarpeellista;
• muita asiakkaan tuntemiseksi ja selonottovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia tietoja; sekä
• muita puhelussa esiin tulevia henkilötietoja siltä osin kuin niiden käsittely on tarpeellista edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta.

Puheluissa ei tule tarkoituksellisesti antaa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, ellei niiden käsittelylle ole laillista perustetta ja tieto ole asian käsittelyn kannalta tarpeellinen.

7. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste määräytyy käsittelyn käyttötarkoituksen mukaan.

Käsittely voi perustua erityisesti:

• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen, kun henkilötietoja käsitellään Tilitoimisto Ikonen Ky:tä koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi;
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun käsittely on tarpeen esimerkiksi toimeksiantojen varmistamiseksi, dokumentoinniksi, riitatilanteiden selvittämiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi tai liiketoiminnan asianmukaiseksi järjestämiseksi eikä rekisteröidyn etuja tai perusoikeuksia voida pitää käsittelyn kannalta ensisijaisina;
• sopimuksen täyttämiseen tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, siltä osin kuin käsittely on tähän tarpeellista; sekä
• muuhun sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaiseen oikeusperusteeseen, mikäli kyseinen käsittely sitä edellyttää.

Rahanpesulainsäädäntö asettaa ilmoitusvelvolliselle velvollisuuksia asiakkaan tuntemiseen, asiakkaan toimintaan liittyvien tietojen hankkimiseen ja selonottovelvollisuuden täyttämiseen. Lainsäädännössä säädetään myös näihin velvollisuuksiin liittyvien tietojen säilyttämisestä.

8. Tietojen vastaanottajat ja luovutukset

Puhelutallenteita ja niistä muodostettuja tietoja voidaan käsitellä Tilitoimisto Ikonen Ky:n henkilöstön toimesta sekä sellaisten palveluntarjoajien toimesta, jotka käsittelevät tietoja Tilitoimisto Ikonen Ky:n lukuun.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, tuomioistuimille tai muille tahoille silloin, kun luovuttaminen perustuu lakiin tai on tarpeen Tilitoimisto Ikonen Ky:n ja/tai sen henkilökunnan oikeuksien tai lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi.

Rahanpesulainsäädännön mukaisia tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille lain edellyttämällä tavalla.

9. Henkilötietojen siirrot EU tai ETA ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Puhelutallenteita ja niiden perusteella muodostettuja tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on niiden käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista tai lainsäädäntö edellyttää.

Toimeksiantojen varmistamiseen ja dokumentointiin liittyviä tallenteita säilytetään 12 kuukautta puhelun jälkeen, ellei pidempi säilytysaika ole tarpeen esimerkiksi vireillä olevan asian, vaatimuksen, riidan tai muun oikeutetun tarpeen vuoksi.

Mikäli puhelutallenne tai sen sisältö muodostaa osan asiakkaan tuntemista tai rahanpesulainsäädännön mukaisen selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankituista välttämättömistä tiedoista, tietoja voidaan säilyttää rahanpesulainsäädännön edellyttämän ajan. Nykyisen rahanpesulain mukaan asiakkaan tuntemistiedot on pääsääntöisesti säilytettävä viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä.

Kirjanpitoaineistoon mahdollisesti kuuluvien tietojen säilyttämiseen sovelletaan kirjanpitolainsäädännön mukaisia säilytysaikoja. Kirjanpitolain mukaan muun muassa tilikauden tositteisiin, liiketapahtumia koskevaan kirjeenvaihtoon ja muuhun kirjanpitoaineistoon sovelletaan lähtökohtaisesti kuuden vuoden säilytysaikaa, kun taas tietyille kirjanpitoaineistoille säädetään kymmenen vuoden säilytysaika.

Tietoja ei kuitenkaan säilytetä pidempään kuin niiden käyttötarkoitus tai sovellettava lainsäädäntö edellyttää.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus soveltuvin osin:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä;
• pyytää pääsyä itseään koskeviin henkilötietoihin;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun poistamiseen on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste;
• pyytää käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa säädetyissä tilanteissa;
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun; sekä
• saattaa asia tietosuojaviranomaisen käsiteltäväksi.

Rekisteröidyn oikeuksia voidaan rajoittaa lainsäädännön perusteella. Erityisesti rahanpesulainsäädäntöön liittyviin selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuihin tietoihin ja asiakirjoihin voi liittyä rekisteröidyn tarkastusoikeutta koskevia rajoituksia.

Pyyntö rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä tulee toimittaa osoitteeseen:

info@tilitoimistoikonen.fi

12. Tietojen suojaaminen

Puhelutallenteet ja niistä muodostetut henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Pääsy tallenteisiin ja niistä muodostettuihin tietoihin rajataan henkilöille, joilla on työtehtäviensä perusteella perusteltu tarve käsitellä niitä.

Tietojen käsittelyä, käyttöoikeuksia ja säilyttämistä valvotaan Tilitoimisto Ikonen Ky:n tietoturva- ja tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Puheluiden litterointiin, sisällön jäsentämiseen ja tehtävien muodostamiseen voidaan käyttää automaattista tekoälyavusteista käsittelyä.

Pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella ei tehdä rekisteröityä koskevia päätöksiä, joilla olisi häneen nähden oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, ellei tällaiselle käsittelylle ole erikseen säädettyä oikeusperustetta ja rekisteröidylle ole annettu sovellettavan lainsäädännön mukaisia tietoja ja oikeuksia.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tilitoimisto Ikonen Ky voi päivittää tätä rekisteriselostetta lainsäädännön, käsittelytapojen tai käytettävien teknisten ratkaisujen muuttuessa. Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivustolla.

Viimeisin päivitys: 18.8.2026